Administration (m/w/d) „Personal und Gesamtorganisation“ (V028)

Für die administrative Umsetzung von (inter-)nationalen Personal- und Gesamtorganisationsabrechnungen bieten wir ab sofort eine freie Stelle in Berlin.

Abwechslungsreich, kollegiales Umfeld, flexible Arbeitszeiten, Mobile Office möglich, Vergütung analog TVÖD/TV-L EG 9a, Vollzeit in Elternzeitvertretung bis 29.02.2028, Arbeitsort: Berlin (Büro und mobil)

 

Wenn du Zahlen liebst, dich in einem multiprofessionellen Umfeld wohlfühlst, gerne Verantwortung übernimmst und Interesse an internationaler Arbeit hast, dann bewirb dich bei uns.

Aufgaben:

  • Du kommunizierst mit internationalen sowie nationalen Kolleg*innen.
  • Du stellst sicher, dass die diversen internationalen und nationalen Zuwendungsrichtlinien eingehalten werden, insbesondere mit Blick auf Kostenaufteilungen und tarifliche Rahmenbedingungen.
  • Du prüfst die Rechnungslegung in DATEV und die Belegbuchhaltung in internen Systemen.
  • Du verbuchst alle personal- und gesamtorganisationsrelevanten Geschäftsvorfälle in DATEV.
  • Du arbeitest mit dem DATEV-Zahlungsverkehr.
  • Du ermittelst und rechnest das Bruttogehalt der nationalen und internationalen Kolleg*innen anhand verschiedener Tarife mithilfe eines internen Controlling-Tools auf Excel-Basis ab.
  • Du führst die Personalabrechnung in DATEV und den entsprechenden internationalen Portalen durch.
  • Du kommunizierst mit nationalen und internationalen Sozialversicherungsträgern sowie Finanzämtern bei gehaltsabrechnungsrelevanten Fragen.
  • Du verwaltest und betreust den gesamten Fuhrpark, einschließlich der Bestellung von Neufahrzeugen, des Austauschs auslaufender Leasingfahrzeuge sowie der Betreuung von Leasingverträgen und Laufzeiten.
  • Du bist Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei allen Fragen rund um Dienstfahrzeuge und koordinierst die Bearbeitung von Unfällen, Schäden, Reparaturen und Verkehrsverstößen.
  • Du übernimmst die Kommunikation mit Leasinggesellschaften, Autohäusern und Versicherungen sowie die Verwaltung von Fahrzeugdokumenten, Versicherungen und Tankkarten. Du prüfst und genehmigst Rechnungen im Bereich Fuhrpark.
  • Du betreust und administrierst das Zeiterfassungssystem Timebutler, pflegst Abwesenheiten, wie Urlaub und Krankheit, ein und bist Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei Fragen zur Zeiterfassung und zum System.

 

Anforderungen:

  • Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse (mindestens fachkundige Sprachverwendung, enspricht B2-Niveau).
  • Du verfügst über muttersprachliche Deutschkenntnisse (C2-Niveau).
  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, alternativ hast du ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor, FH-Diplom) mit kaufmännischer oder verwaltungswirtschaftlicher Ausrichtung.
  • Du hast Kenntnisse in DATEV.
  • Wünschenswert wären Erfahrungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  • Du hast wünschenswerterweise Erfahrung in der Abrechnung und Durchführung öffentlich und/oder durch Stiftungen geförderter internationaler und nationaler Projekte.
  • Du bringst sehr sichere Kenntnisse in Excel und gute Kenntnisse in Word mit.
  • Du hast eine hohe Auffassungsgabe.
  • Du bist freundlich und arbeitest gerne im Team.
  • Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich.
  • Du zeigst Engagement und bist belastbar.
  • Du bist empathisch und selbstreflektiert.

 

Wir bieten:

  • Du hast flexible und familienfreundliche Arbeitszeitregelungen.
  • Du übst eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit aus.
  • Dich erwartet ein multiprofessionelles Team.
  • Du wirkst in einem gesellschaftlich relevanten Themenfeld mit.
  • Du kannst dich fortbilden.
  • Du arbeitest in einem Büro in Berlin sowie im Mobile Office / remote (mit Dienstlaptop).
  • Du bist Teil eines internationalen Netzwerks.
  • Du hast 30 Tage Jahresurlaub (bei einer 5-Tagewoche).

 

Überzeugt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung, inkl. Anschreiben und Lebenslauf, bis spätestens 30. September 2026 per Email an bewerbung[at]violence-prevention-network.de, mit Nennung der Referenznummer V028 im Betreff. Bitte bewirb dich rechtzeitig, da wir bis zum Ende des Bewerbungszeitraums laufend Vorstellungsgespräche führen.

 

Veröffentlicht am 21. August 2026